E-Rechnung Österreich

Ein praxisnaher Fahrplan für KMU, die ihren Rechnungsprozess digitalisieren möchten

Papier, PDFs im E Mail Postfach, Rückfragen zur Kostenstelle, eine Freigabe, die irgendwo hängen bleibt. Viele KMU kennen das. Und genau deshalb lohnt sich der Schritt zur E Rechnung in Österreich nicht erst dann, wenn ein Kunde sie verlangt, sondern dann, wenn Sie Ihren Rechnungsprozess digitalisieren möchten, ohne dass der Alltag kollabiert.

Damit es nicht beim Vorsatz bleibt, bekommen Sie hier einen klaren Fahrplan. Verständlich, umsetzbar, und so aufgebaut, dass Ihr Team ihn wirklich nutzt.

Kurz erklärt: Eine E Rechnung ist keine PDF, die digital verschickt wird. Gemeint ist eine strukturierte elektronische Rechnung, deren Daten so vorliegen, dass Systeme sie automatisch lesen, prüfen und verarbeiten können, typischerweise in Formaten wie XML.

Was in Österreich besonders relevant ist

Wenn Sie an öffentliche Stellen fakturieren, gibt es in Österreich etablierte Wege und Vorgaben. E Rechnungen können über das Unternehmensservice Portal oder über das Peppol Netzwerk eingebracht werden. Technische Informationen finden sich unter anderem zu Formaten wie ebInterface und UBL.

Weiterführende Infos: erechnung.gv.at und BBG e Rechnung

Für viele KMU bedeutet das ganz praktisch: Sobald ein größerer Kunde oder öffentlicher Auftraggeber strukturierte Formate verlangt, hilft Ihnen eine saubere Prozesskette. Die Technik ist dann nicht das Problem. Der Ablauf ist es.

1. Sie digitalisieren das Dokument, aber nicht den Prozess. Ein Scan ist nur ein Bild. Wenn danach wieder manuell kontiert, nachgefragt und weitergeleitet wird, bleibt es langsam.
2. Keine klare Freigabelogik. Wer darf was freigeben, ab welcher Summe, in welcher Reihenfolge, mit welcher Vertretung.
3. Rechte werden zu breit vergeben. Buchhaltung sieht plötzlich alles, Vertrieb sieht zu viel, oder niemand findet später etwas.
4. Daten liegen doppelt. Rechnung im Ordner, Rechnung im E Mail, Rechnung im ERP, aber nichts ist verbindlich.
5. ERP Integration wird zu spät gedacht. Dann entsteht eine Insellösung, die Ihr Team später mühsam umgeht.

Wenn Sie diese Punkte von Anfang an sauber lösen, wirkt die Umstellung nicht wie ein Projekt, sondern wie eine Entlastung.

Der erste Hebel ist immer derselbe: eine zentrale Stelle für eingehende Rechnungen.

Im Kontext des Rechnungsmanagements wird beschrieben, dass eingehende Rechnungen zentral erfasst werden, unabhängig davon, in welcher Form sie ankommen, und gesammelt weiterverarbeitet werden.

Details zum Rechnungsmanagement: demolsky.at Rechnungsmanagement

Praxis Tipp
Definieren Sie zuerst nur drei Eingangskanäle, die gelten:

• E Mail Eingang
• Scan Eingang
• Upload durch Fachabteilung

Alles andere wird konsequent dorthin umgeleitet. Ihr Team braucht in Woche eins keine neue Software Philosophie, sondern eine einfache Regel, die funktioniert.

Sobald Rechnungen zentral eintreffen, kommt der Teil, der Zeit frisst oder spart: Daten aus der Rechnung verarbeiten, ohne alles abzutippen.

Für den Alltag zählt vor allem, dass Pflichtdaten zuverlässig erkannt werden und unklare Fälle nicht im Chaos landen, sondern in einer Prüfschleife.

• Kreditor, Betrag, Datum und Fälligkeit werden zuverlässig erkannt
• Unklare Fälle landen in einer Prüfschleife mit klarer Zuständigkeit
• Fachabteilungen prüfen nur das, was sie wirklich prüfen müssen

Eine Rechnung ist nicht erledigt, wenn sie bezahlt ist. Sie muss später auffindbar sein: bei Rückfragen, bei internen Kontrollen, bei Prüfungen und beim Jahresabschluss.

Mehr zum Thema Dokumentenmanagement: demolsky.at Dokumentenmanagement

Rechte Konzept, das sich bewährt
Statt komplizierter Rollenmodelle starten viele KMU mit drei klaren Ebenen:

• Lesen: Fachabteilungen sehen nur ihre Vorgänge
• Freigeben: definierte Personen je Bereich und Betrag
• Administrieren: Buchhaltung plus eine Stellvertretung

Das klingt banal, verhindert aber zuverlässig, dass später jeder alles sieht oder niemand etwas findet.

Wenn Sie den Rechnungsprozess digitalisieren, ist das ERP der Ort, an dem am Ende gebucht und ausgewertet wird.

Wichtig ist, dass die Prozesskette klar bleibt. Schnittstellen helfen, wenn Verantwortlichkeiten und Kontrollpunkte vorher definiert sind.

Drei Fragen, die Sie vor der Anbindung klären sollten

1. Welche Daten sind führend: Dokumentenmanagement oder ERP
2. Wie läuft die Kontierung: automatisch, als Vorschlag, oder manuell
3. Was ist der Kontrollpunkt: wer bestätigt, dass alles passt, bevor gebucht wird

Wenn diese Punkte sauber definiert sind, wird aus der Integration ein ruhiger Routine Prozess.

SCHRITT 3 UND 4 KÖNNEN SICH JE NACH KUNDENANFORDERUNG DURCHAUS ÜBERSCHNEIDEN

Hier ist ein 14 Tage Plan, der nicht nach Lehrbuch klingt, sondern nach Büroalltag.

Tage 1 bis 3: Klarheit schaffen

• Eingangskanäle festlegen und kommunizieren
• Freigaberegeln definieren: Beträge, Reihenfolge, Vertretung
• Ablagestruktur und Benennungslogik festlegen

Tage 4 bis 7: Prozess testen

• Testlauf mit echten Rechnungen aus zwei Bereichen
• Prüfen: Erkennung der Pflichtdaten, Sonderfälle, Eskalation
• Rückfragen sammeln und Regeln nachschärfen

Tage 8 bis 10: Rechte und Zugriff

• Rechte nach dem Drei Ebenen Modell setzen
• Sichtbarkeit testen: wer sieht was, wer darf was
• Suchlogik prüfen: finden Sie eine Rechnung in 20 Sekunden

Tage 11 bis 14: ERP Schnittstelle vorbereiten

• Datenfelder und Übergabepunkte definieren
• Verantwortlichkeiten festlegen: wer prüft, wer gibt frei, wer bucht
• Ablauf dokumentieren, kurz und verständlich, idealerweise auf einer Seite

Wenn Sie diese 14 Tage konsequent durchziehen, ist der schwierigste Teil erledigt: Ihr Team erlebt, dass der neue Ablauf schneller ist als der alte.

Info:
Es handelt sich hier primär um die Bedarfsermittlung und Vorbereitung. Inkl. Implementierung dauert es oft ein wenig länger.