Dokumentenmanagement

AUTOMATISIERUNG. INTEGRATION. INDIVIDUALITÄT.

Arbeiten mit lebenden Dokumenten innerhalb einer Umgebung, Dokumente aller Art zu suchen, im Team miteinander an Ihnen zu arbeiten und mit automatisierten Workflows auszuwerten – unter Dokumentenmanagementsystemen [DMS] versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu digitalisieren/archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

DMS

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DMS_Rechnungsmodul

Vorgehen beim Dokumentenmanagement

Bereits vorhandene, in Papierform vorliegende Dokumente werden mittels Scannern zunächst digitalisiert. In einem darauffolgenden Schritt werden die digitalen Dokumente katalogisiert, indiziert und kategorisiert. Durch die Verschlagwortung mittels Metatags entsteht so ein digitales Archiv, in das auch eingescannte, gedruckte oder gefaxte Dokumente integriert werden können.

Gesamten Geschäftsprozess digital abbilden

Eine Grundfunktionalität der ELO ECM Suite ist die digitale Archivierung von Dokumenten. Alle unternehmensrelevanten Informationen werden an einer Stelle zentral abgelegt – zugänglich für jeden, der sie benötigt, und bei Bedarf auch jederzeit bearbeitbar. Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente per Mail verschickt und E-Mail-Server an ihre Belastungsgrenzen gebracht werden: In der ELO ECM Suite kann gemeinsam am Dokument gearbeitet werden und durch die Versionierung bleiben Änderungen jederzeit transparent.

Digitale Archivierung und papierloses Büro

Der Wandel von Dokumenten in Papierform hin zu elektronischen Dokumenten wurde vor allem durch die technologischen Neuerungen und das gesteigerte Informationsaufkommen verursacht. Dadurch sind Einspar- und Optimierungspotenziale entstanden, die mittlerweile automatisiert mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen ausgeschöpft werden.

Vorteile von digitalem Druck

  • Standardisierte Erstellung, Bearbeitung, Speicherung

  • Zentrale Speicherung und problemlose Duplizierbarkeit

  • Verschiedene Ordnungs- und Zugriffsmöglichkeiten, z. B. nach Relevanz, nach Kundenzugehörigkeit, nach Erstellungsdatum, etc.

  • Globale und zeitlose Verfügbarkeit

  • Suchfunktionen vereinfachen Wissenstransfer und Recherche

  • Möglichkeit der Verlinkung zu externen Dokumenten und Verknüpfung mit Aufgaben und Prozessen möglich

DMS-Vorteile

Optimieren Sie jetzt Ihre Arbeitsabläufe und steigeren Sie die Effizienz mit unserem digitalen Dokumentenmanagement – erleben Sie nahtlose Organisation und verbesserte Zusammenarbeit!

DMS-ECM System

Wie führe ich ein ECM-System erfolgreich im Unternehmen ein?

Sind Sie in Ihrem Unternehmen dazu bereit, Bestehendes zu verändern? Organisatorische Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls zu optimieren? Dann haben Sie den ersten wichtigen Schritt bereits gemacht. Dabei geht es nicht darum, bewährte Abläufe abzuschaffen oder gar Arbeitsplätze abzubauen. Es geht vielmehr um ein Umdenken, gerade bei wiederkehrenden analogen Prozessen, die Sie und Ihre Mitarbeiter davon abhalten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – den geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

Schluss mit dem Papierchaos! Revolutionieren Sie Ihr Dokumentenmanagement, reduzieren Sie den Papierverbrauch und steigern Sie die Effizienz.

Dokumentenmanagement von Demolsky – Ihr Weg zu mehr Komfort, Effizienz und Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

ELO ECM SUITE

ELO ECM Suite

Die ELO ECM Suite 21 stellt den kompletten Umfang einer modernen ECM-Lösung zur Verfügung. Verschiedene moderne mehrsprachige Clients und Apps auf multiplen Geräten ermöglichen einen komfortablen Zugriff auf in einem Sammelbecken gespeicherte Dokumente und Daten.

Collaboration & Cockpit

Tools wie Feed oder „Mein ELO“ unterstützen und informieren bei der Bearbeitung von Dokumenten. Für die Ablage von Dokumenten in einem Repository stehen schon im Standard teilautomatisierte Lösungen zur Verfügung, welche die Aufbewahrung für den Anwender vereinfachen. Durch den Einsatz von 3rd-Party-Modulen lässt sich der Dokumenteneingang durchgängig automatisieren und beispielsweise mit Ihrem ERP-System koppeln.

Archivierung

Beherbergen Sie in den Kellerräumen Ihrer Firma ein Ordnerarchiv? Mit der Einführung eines ECM-Systems können Sie sich dieses platzraubende und damit teure Unterfangen sparen. Denn die digitale Archivierung von Dokumenten ist die Grundlage eines ECM-Systems: Dokumente, Daten und Informationen können hier zentral abgelegt und in Verbindung mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation revisionssicher (GoBD) aufbewahrt werden. Die Ablage funktioniert wie eine klassische Aktenstruktur: Es gibt digitale Regale, Ordner und Trennblätter. So finden sich auch Papierfreunde schnell zurecht.

ELO_ECM_Suite
Archivierung
ELO-Suche
ELO-Datenanalyse

Suchmaschine für Ihre Unternehmensdokumentation

Direkt in die ELO ECM Suite integriert ist die Enterprise-Search-Komponente ELO iSearch, mit der Sie Dokumente und Informationen in Sekundenschnelle finden. Die ELO iSearch durchsucht dabei nicht nur die ELO-Umgebung, sondern bezieht auch integrierte Drittanwendungen wie ERP-, CRM- und E-Mail-Systeme mit ein.

Datenanalyse und Evaluierung

Mit der intelligenten Analysekomponente ELO Analytics nutzen Sie die Informationen in Ihrem Unternehmen gewinnbringend. Stellen Sie damit Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Daten innerhalb der ELO ECM Suite her: Analysieren Sie z. B. den aktuellen Cash-Flow oder laufende Verträge und erhalten Sie dadurch wertvolle Erkenntnisse für Ihr Business.

Zugriff von überall auf Ihre Unternehmensdaten

Durch die mobilen Apps von ELO – erhältlich für Android und iOS – haben Sie rund um die Uhr und von überall Zugang zu Ihren Dokumenten und Dateien. Die Dateien können auch offline auf Ihren mobilen Endgeräten abgespeichert werden. Das heißt Sie brauchen nicht unbedingt immer einen Zugang zum Internet, um auf ausgewählte Dokumente zuzugreifen.

ELO Video Bibliothek

Produkte, Referenzen, Vorträge oder Interviews: ELO hat alles im Programm. Licht aus – Spot an!
Schauen Sie sich auf der Videoplattform von ELO unzählige Videos, Testimonials oder Schulungsvideos direkt an.

ELO-Videos
YouTube

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Starten Sie noch heute mit Ihrem DMS-Projekt

Sind Kreditor, Rechnungsbetrag, Kostenträger und Co. an das System weitergegeben, startet der Kontierungs- und Freigabeprozess. Gleichzeitig wird die Rechnung elektronisch und rechtskonform in ELO archiviert. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von ELO sparen Sie wertvolle Zeit und senken Ihre Verwaltungskosten.

Buchhaltungs-
prozesse

schnell und effizient

Zahlungsziele

sicher und fristgerecht eingehalten

Compliance

jederzeit gewährleistet

DMS-Customizing

Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme, welche aus eigenen Datenbankservern, Dateiservern und Anbindungen and Warenwirtschaftssysteme bestehen können. Die Implementierung einer solchen Business Solution benötigt Expertise und Erfahrung.

Dokumentenmanagement-MockUp
Custom-ERP

Individuelle Unternehmensprozesse

Sie wollen dem Papierchaos endlich ein Ende setzen und nicht jedes Dokument fünfmal am Tag in der Hand halten müssen? Mit der ELO ECM Suite wird jedes Dokument, welches in die Dokumenteninfrastruktur Ihres Unternehmens geleitet wird, beschlagwortet, mit Metadaten versehen und automatisch in einen Workflow eingearbeitet, in dem Verantwortliche den Status eines Dokuments einsehen können, Genehmigungen erteilen können, und direkt mit digitalen Signaturen unterzeichnen können. Digitale Automatisierung setzt Software-Know-how voraus. Mit unseren Softwareingenieuren besitzen wir die Möglichkeit, Ihre Dokumente plattformübergreifend zu vernetzen.

Workshop

Durch einen halbtägigen Workshop wird der aktuelle IST-Zustand Ihres Unternehmens analysiert und dokumentiert. Durch die erhaltenen Informationen ist es unserem Team möglich, Ihr Problem zu identifizieren und individuelle Prozessabläufe innerhalb Ihrer Dokumentenmanagement-Umgebung zu entwickeln. Unsere Berater werden Sie offen und ehrlich darüber informieren, was möglich ist und was nicht.

Investitionskostenermittlung

Innerhalb des Workshops wird sich ein Bild ergeben, welches absehen lässt, wie hoch Ihre Investitionskosten für die Individualisierung Ihrer Dokumentenmanagement-Umgebung schätzungsweise sein werden.

Strategiepapier

Am Ende unserer Dienstleistung erhalten Sie ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Strategiepapier, welches eine gesamte Dokumentation inkl. Investitionskostenvorschau und technischen/funktionalen Beschreibungen beinhaltet. Das Konzept dient als Vorlage zur weiteren Bearbeitung eines Projektes oder dem Plan zum Projektstart.

Erfahren Sie mehr

Weitere Informationen zu den Lösungen von ELO:

Rechnungs-
managment

Effizient, schnell und zuverlässig

Vertrags-
managment

Einfach verwalten und überblicken

Wissens-
managment

Wissen effizient teilen mit ELO

ELO
Learning

Lernen leicht gemacht

ELO
Workflow

Leistungsfluss maximieren

HR-
Managment

Personelle Ressourcen effizient nutzen

Qualitäts-
Managment

Höchste Qualität als Standard festlegen

Und
andere

Entdecken Sie mehr von ELO

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und steigern Sie die Effizienz mit unserem modernen Dokumentenmanagement-System.

Starten Sie jetzt in eine papierlose Zukunft – für mehr Ordnung, Sicherheit und Produktivität in Ihrem Unternehmen!