Kassennachschau in Österreich: So sind Sie vorbereitet

Dienstagvormittag im Geschäft, halb elf. Zwei Personen betreten den Laden, kaufen nichts, zücken stattdessen einen Dienstausweis: Finanzpolizei, Kassenkontrolle. Ob man kurz Zeit hätte. Die Antwort auf diese Frage lautet übrigens immer ja – ob man Zeit hat oder nicht.

Solche Kontrollen passieren ohne Voranmeldung, gerne zu den unangenehmsten Zeiten: Mittagsgeschäft, Adventsamstag, Personalengpass. Wer jetzt nervös in Ordnern kramt und den Steuerberater anruft, hat schon halb verloren. Wer weiß, was die Prüfer sehen wollen, hat den Termin in zwanzig Minuten hinter sich.

Genau darum geht es heute: Was bei einer Kassenkontrolle tatsächlich geprüft wird – und wie Sie dafür sorgen, dass Ihr System jederzeit auskunftsbereit ist.

Im Kern interessieren sich die Kontrollore für eine Frage: Ist Ihre Registrierkasse so eingerichtet und im Einsatz, wie es die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) verlangt? Konkret heißt das:

• Funktionierende Sicherheitseinrichtung: Die Signaturerstellungseinheit muss aktiv sein und jeden Barumsatz signieren. Der QR-Code am Beleg ist ihr sichtbares Lebenszeichen.
• Registrierung in FinanzOnline: Kasse und Signatureinheit müssen dort angemeldet sein – so wie beim Startbeleg, den Sie bei der Inbetriebnahme erstellt und geprüft haben.
• Das Datenerfassungsprotokoll (DEP): Das lückenlose Journal aller Barumsätze. Die Prüfer können einen Export verlangen – und zwar sofort, nicht „bis nächste Woche“.
• Belegerteilung: Bekommt jeder Kunde einen Beleg? Gerne wird vorab ein anonymer Testkauf gemacht. Kein Beleg beim Testkauf ist der schlechteste Start in eine Kontrolle.
• Ein aktueller Nullbeleg: Auf Verlangen ist ein Kontrollbeleg (Nullbeleg) zu erstellen, mit dem die Prüfer die Signatur direkt verifizieren können.

Merke: Die Kontrolle prüft keine Steuern, sondern das System. Es geht darum, ob Ihre Kasse manipulationssicher aufzeichnet – nicht darum, wie viel Umsatz Sie machen.

Die wenigsten Probleme bei Kassenkontrollen entstehen aus böser Absicht. Die Klassiker sind viel banaler:

Der vergessene Ausfall. Die Signatureinheit war irgendwann kaputt oder nicht verbunden, die Kasse lief im Ausfallsmodus weiter – und niemand hat es bemerkt oder gemeldet. Dabei ist die Regel klar: Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, muss er über FinanzOnline gemeldet werden, ebenso die spätere Wiederinbetriebnahme. Belege aus der Ausfallszeit tragen den Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ und müssen nachsigniert werden.

Das ungesicherte DEP. Das Datenerfassungsprotokoll ist mindestens quartalsweise auf einem externen Medium zu sichern und sieben Jahre aufzubewahren. Liegt es nur in der Kasse selbst, ist es bei einem Gerätedefekt weg – und das Fehlen ist ein echtes Problem, kein Kavaliersdelikt.

Fehlende Monats- und Jahresbelege. Zum Monatsende ist ein Monatsbeleg zu erstellen, zum Jahresende der Jahresbeleg – geprüft und abgelegt. Wie das genau funktioniert und welche Frist dabei gilt, behandeln wir im Dezember in einem eigenen Beitrag [interner Link].

Die Schulungslücke. Die Chefin weiß alles, die Samstagsaushilfe weiß nichts. Wenn die Prüfer ausgerechnet dann kommen, wenn niemand einen Nullbeleg erstellen oder das DEP exportieren kann, wird aus einer Formalität ein langer Vormittag.

Die Regel: Jede Person, die allein an der Kasse steht, muss drei Dinge können: Nullbeleg erstellen, DEP exportieren, Ausfall der Signatur erkennen. Alles andere ist Glückssache.

Ein Ausfall der Sicherheitseinrichtung ist übrigens kein Grund, den Verkauf einzustellen. Die Kasse läuft im Ausfallsmodus weiter, die Belege tragen den entsprechenden Hinweis, und nach der Reparatur werden die Umsätze nachsigniert. Wichtig sind nur zwei Dinge: den Ausfall bemerken – und ihn bei mehr als 48 Stunden Dauer melden.

Moderne Kassensysteme zeigen den Zustand der Signatureinheit deutlich an und erinnern an fällige Sicherungen. Genau hier trennt sich ein betreutes Kassensystem von der Insellösung, die seit 2017 unangetastet läuft. Was ein zeitgemäßes System sonst noch leisten sollte, haben wir im Beitrag über die Kasse als Herzstück Ihres Geschäfts beschrieben.

Tipp: Kontrollieren Sie einmal pro Woche mit einem Blick, ob die Kasse signiert – der QR-Code am Beleg genügt. Dreißig Sekunden, die Ihnen im Ernstfall viel Erklärungsbedarf ersparen.

Gehen Sie diese Punkte einmal durch – dann kann der Dienstagvormittag kommen:

• Startbeleg von der Inbetriebnahme abgelegt und auffindbar?
• Kasse und Signatureinheit in FinanzOnline registriert (und bei Gerätetausch aktualisiert)?
• DEP-Export jederzeit möglich – und weiß das Team, wie es geht?
• DEP-Sicherung mindestens quartalsweise auf externem Medium?
• Monatsbelege werden laufend erstellt?
• Nullbeleg kann jede Kassenkraft auf Knopfdruck erstellen?
• Belegerteilung funktioniert bei jedem Verkauf – auch beim Testkauf?
• Ausfallsprozedur bekannt (Vermerk, 48-Stunden-Meldung, Nachsignieren)?
• Ansprechpartner für Kassenfragen definiert – intern oder beim Systembetreuer?

Eine Kassenkontrolle ist für gut vorbereitete Betriebe eine Formalität von zwanzig Minuten. Für schlecht vorbereitete wird sie zum Auftakt genauerer Prüfungen – denn wer beim System schlampt, weckt Zweifel an allem anderen.

Wir richten Kassensysteme so ein, dass sie dauerhaft RKSV-konform laufen: mit automatischen DEP-Sicherungen, klarer Statusanzeige der Signatureinheit und einer Einschulung, nach der auch die Samstagsaushilfe einen Nullbeleg erstellen kann. Wenn Sie nicht sicher sind, wie es um Ihre Kasse steht, prüfen wir das gerne – bevor es jemand anderer tut.