Ein Leitfaden für Mitarbeiter – 5 Warnsignale

Die Firewall steht. Der Virenscanner läuft. Das Backup ist frisch. Und trotzdem passiert es: Ein einziger Klick am falschen Ort, und das Unternehmensnetzwerk liegt offen wie ein Scheunentor.

Warum? Weil Technik nur die halbe Miete ist.

Der Faktor Mensch ist oft das größte Sicherheitsrisiko – und gleichzeitig, wenn richtig geschult, die stärkste Verteidigungslinie. Hacker wissen das. Sie versuchen gar nicht mehr zwingend, komplexe Firewalls zu knacken. Es ist viel einfacher, einen gestressten Mitarbeiter dazu zu bringen, sein Passwort auf dem Silbertablett zu servieren.

Bei Demolsky pro Büro sehen wir das seit 40 Jahren: Sicherheit ist kein Produkt, das man kauft und ins Regal stellt. Es ist ein Prozess. Und dieser Prozess beginnt im Kopf jedes einzelnen Teammitglieds.

Dieser Leitfaden ist Ihr praktisches Werkzeug. Er zeigt Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wie Sie Phishing-Angriffe zuverlässig entlarven, bevor der Schaden entsteht.

Bevor wir zur Abwehr kommen, müssen wir den Feind benennen. Phishing ist der Versuch, über gefälschte Kommunikation (meist E-Mails, aber zunehmend auch SMS oder Anrufe) an sensible Daten zu gelangen. Dabei nutzen Angreifer das sogenannte Social Engineering. Sie manipulieren ihre Opfer psychologisch, um Sicherheitsmechanismen zu umgehen.

Das Ziel ist fast immer identisch:

• Zugangsdaten (Benutzername/Passwort) abgreifen.
• Schadsoftware (Ransomware) installieren.
• Geldüberweisungen veranlassen (CEO-Fraud).

Moderne Phishing-Mails sind längst nicht mehr nur die schlecht übersetzten Texte nigerianischer Prinzen. Dank KI-Tools sind Angreifer heute in der Lage, täuschend echte Nachrichten zu verfassen. Dennoch machen sie Fehler. Wer genau hinsieht, findet die Risse in der Fassade.

Hier sind die fünf Indikatoren, bei denen Ihre Alarmglocken schrillen müssen.

Der Name im Posteingang sagt "Geschäftsleitung" oder "IT-Support". Aber ein zweiter Blick lohnt sich immer. Klicken Sie auf den Absendernamen oder fahren Sie mit der Maus darüber, um die tatsächliche E-Mail-Adresse zu sehen.

• Der Klassiker: Eine E-Mail angeblich von Microsoft, aber die Adresse lautet support@mikrosoft-security-update.com oder endet auf einer kryptischen Domain wie @gmail.com.
• Der Profi-Trick: Manchmal nutzen Hacker "Typosquatting". Aus demolsky.at wird dann demolski.at oder demoIsky.at (mit einem großen i statt einem kleinen L).

Die Regel: Wenn Sie den Absender nicht zu 100 % verifizieren können, behandeln Sie die Mail wie radioaktiven Abfall.

Phishing-Angriffe funktionieren, weil sie das logische Denken ausschalten und durch Panik ersetzen wollen. Fast jede erfolgreiche Attacke nutzt künstlichen Zeitdruck.
Achten Sie auf Formulierungen wie:

• "Ihr Konto wird in 24 Stunden gesperrt."
• "Dringende Überweisung notwendig – Chef ist im Meeting."
• "Letzte Mahnung vor Inkasso."

Kein seriöser IT-Support und keine Bank würde Sie per E-Mail unter Druck setzen, sofort sensible Daten einzugeben. Wenn jemand emotionale Hebel ansetzt (Angst, Neugier, Hilfsbereitschaft), ist das ein massives Warnsignal.

Das gefährlichste Element einer E-Mail ist oft der blaue Button mit der Aufschrift "Jetzt prüfen" oder "Hier anmelden". Bevor Sie klicken, müssen Sie wissen, wohin die Reise geht.

Der Mouse-Over-Test: Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Link, ohne zu klicken. Ihr E-Mail-Programm zeigt Ihnen dann die tatsächliche Ziel-URL an.

• Warnsignal: Der Linktext sagt www.bankaustria.at, aber das Ziel ist www.secure-login-update34.xyz.
• Vorsicht bei Kurz-URLs: Dienste wie bit.ly verschleiern das Ziel. In geschäftlichen Mails haben diese nichts verloren, wenn es um Sicherheitsrelevantes geht.

Früher waren Grammatikfehler das Erkennungsmerkmal Nummer eins. Heute schreiben KI-Systeme fehlerfreie Texte. Aber der Ton stimmt oft nicht.

Wenn Ihr direkter Vorgesetzter Sie plötzlich mit "Sehr geehrter Mitarbeiter" anschreibt, obwohl ihr euch sonst duzt, stimmt etwas nicht. Oder wenn ein langjähriger Geschäftspartner plötzlich ungewöhnlich formell oder extrem "kumpelhaft" schreibt.

Auch generische Anreden wie "Lieber Kunde" statt Ihres Namens sind bei Dienstleistern, bei denen Sie ein Konto haben, verdächtig. Unternehmen nutzen in der Regel personalisierte Datenbanken für ihre Kommunikation.

"Anbei die Rechnung" oder "Hier der Lebenslauf". Es klingt harmlos. Doch Dateianhänge sind der klassische Transportweg für Schadsoftware.

Seien Sie extrem skeptisch bei:

• Dateien, die Sie nicht angefordert haben.
• Office-Dokumenten (Word, Excel), die Sie auffordern, "Makros zu aktivieren". Das ist fast immer ein Angriff.
• Archiv-Dateien (ZIP, RAR) oder ausführbaren Dateien (.exe, .scr).

Sie haben eine verdächtige Mail erkannt. Gratulation! Aber was passiert jetzt? Viele Mitarbeiter löschen die Mail einfach. Das schützt zwar sie selbst, aber nicht den Kollegen im Zimmer nebenan, der vielleicht darauf hereinfällt.

Etablieren Sie in Ihrem Unternehmen (egal ob KMU oder Großbetrieb) eine klare Meldekette.

1. Nicht interagieren: Klicken Sie nichts an, antworten Sie nicht, laden Sie keine Bilder nach.
2. Verifizieren: Wenn die Mail angeblich vom Chef kommt ("Überweis mir schnell Geld"), rufen Sie ihn an. Nutzen Sie dafür die Nummer aus Ihrem Telefonbuch, nicht die aus der E-Mail.
3. Melden: Informieren Sie Ihren IT-Verantwortlichen oder Dienstleister. Bei Demolsky-Kunden reicht oft ein kurzer Anruf oder eine Weiterleitung an unseren Support, damit wir zentrale Filter anpassen können.
4. Löschen: Erst wenn die IT Entwarnung gibt oder den Vorfall aufgenommen hat, weg damit.

Und wenn es doch passiert ist?

Der Finger war schneller als der Kopf. Sie haben geklickt oder Daten eingegeben. Jetzt zählt jede Minute. Keine falsche Scham! Vertuschung ist der beste Freund des Hackers.

• Gerät trennen: Ziehen Sie das Netzwerkkabel oder deaktivieren Sie das WLAN.
• IT alarmieren: Sagen Sie sofort Bescheid. "Ich habe da was angeklickt."
• Passwörter ändern: Wenn möglich von einem anderen, sicheren Gerät aus.

Schulung und Sensibilisierung sind unverzichtbar. Aber Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht ohne Fallschirm in den Kampf schicken. Eine solide technische Basis fängt viele Phishing-Angriffe ab, bevor sie überhaupt den Posteingang erreichen.

Als Ihr IT-Partner in Niederösterreich setzen wir bei Demolsky auf eine mehrschichtige Verteidigung:

• Professionelle Firewalls: Systeme wie Kerio Control inspizieren den Datenverkehr und blockieren bekannte Bedrohungen.
• Endpoint Security: Wenn doch mal jemand klickt, muss der Virenscanner auf dem PC die Ausführung der Schadsoftware verhindern.
• Backup-Strategie: Wenn alle Stricke reißen (z.B. bei Ransomware), ist ein sauberes Backup (ShadowProtect) Ihre Lebensversicherung. Die 3-2-1 Regel ist hier unser Standard.
• Laufendes Monitoring: Wir behalten Ihre Systeme im Blick, um Anomalien frühzeitig zu erkennen.

IT-Sicherheit ist kein Zustand, sondern eine Einstellung. Phishing-Angriffe zielen nicht auf Computer, sie zielen auf Menschen. Ihre Neugier, Ihre Angst, Ihr Pflichtbewusstsein.

Machen Sie Sicherheit zum Thema in der Kaffeepause. Loben Sie Mitarbeiter, die eine verdächtige Mail melden, statt sie zu ignorieren.

Wir bei Demolsky pro Büro unterstützen Sie gerne dabei – nicht nur mit Hard- und Software, die einfach funktioniert, sondern auch mit dem nötigen Know-how, um Ihre "Human Firewall" zu stärken. Denn am sichersten ist ein Unternehmen dann, wenn Technik und Mensch Hand in Hand arbeiten.

Sie sind unsicher, wie gut Ihr Unternehmen gegen Phishing geschützt ist? Lassen Sie uns reden. Wir analysieren Ihre Ist-Situation und finden gemeinsam die passende Lösung für Ihre Sicherheit.

Woran erkenne ich Phishing-Angriffe am schnellsten?
Prüfen Sie immer drei Dinge: Die exakte Absenderadresse, das tatsächliche Link-Ziel (Mouse-Over) und ob unerwarteter Zeitdruck aufgebaut wird.

Warum kommen Phishing-Mails trotz Spam-Filter durch?
Filter arbeiten mit bekannten Mustern. Gezielte Angriffe (Spear-Phishing) sind oft so individuell formuliert, dass sie durch das Raster fallen. Hier hilft nur der aufmerksame Mitarbeiter.

Was ist CEO-Fraud?
Eine spezielle Form des Phishings, bei der sich Angreifer als Geschäftsführer ausgeben, um Mitarbeiter der Buchhaltung zu Eilüberweisungen zu drängen.